Tugas Departemen Media Periklanan dalam Agency

Dalam Agency atau Biro Iklan terdapat tugas-tugas atau departemen2 yang akan bekerja sama dalam membuat iklan sesuai dengan keinginan klien. Salah satu deartemen itu adalah departemen media, yang bertugas membuat rencana pemasanagan iklan di media, membeli media dan memonitoring iklan yg ditayangkan di media.

Tugas Departemen Media Periklanan dalam Agency

Advertising Agency

Lingkup Dasar Pekerjaan Advertising Agency 

Secara umum perusahaan periklanan memiliki cakupan pekerjaan dasar sebagai berikut ; 

• Penciptaan Ide (Ideas) 
• Produksi  (Production) 
• Media  (Media)

Full Service Agency  

Selanjutnya, biro iklan full service melakukan menjalankan tugas yang meliputi pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut : 

• Melakukan analisa produk, pasar, dan rencana-rencana pemasaran klien. 
• Pengembangan strategi periklanan  (kreatif dan media). 
• Melakukan koordinasi dan produksi materi-materi iklan. 
• Melakukan negosiasi dan pembelian space pada media.
• Melakukan monitoring dari kegiatan periklanan yang telah dilakukan 

Perusahaan periklanan secara umum memiliki struktur organisasi sebagai berikut :

Struktur Organisasi Agency Periklanan

Unsur Dasar Pembagian Pekerjaan Advertising Agency 

1. Account Management  Bertugas mengkoordinasi dan mewakili perusahaan jasa (advertising agency) sebagai penghubung dalam melayani klien. Ia juga sebagai pucuk pimpinan perusahaan, dan motivator dalam pengembangan strategi pemasaran/periklanan dari klien yang ditangani. 
2. Creative Department Bertugas mengembangkan strategi/konsep kreatif dan melayani pekerjaanpekerjaan kreatif yang ditugaskan klien melalui Account Executive. Juga melakukan supervisi / penyiapan produksi materi-materi iklan. 
3. Media Department Bertugas mengembangkan strategi periklanan dan strategi media periklanan. Biasanya terbagi menjadi media planner dan media buyer yang mengkonsentrasikan pekerjaannya pada perencanaan dan pembelian media periklanan. Selain itu juga melakukan kontrol dan monitoring penggunaan media. 
4. Administration & Finance Department Betugas melakukan pembayaran dan penagihan transaksi perusahaan, laporan keuntungan, menjalankan kegiatan akuntansi dan administrasi perusahaan dan sebagainya. 

Piramida Pekerjaan Advertising Agency 

Alur pekerjaan yang biasanya dilakukan oleh advertising agency dapat digambarkan melalui piramida berikut ini; 

Piramida Pekerjaan Advertising Agency

Arus Pekerjaan Perusahaan Periklanan 

Flow Pekerjaan Perusahaan Periklanan

Sebelum membahas mengenai bidang pekerjaan biro iklan, sebaiknya akan saya bahas mengenai posisi biro iklan / perusahaan periklanan di dalam proses periklanan. 

Ada beberapa fungsi masing-masing divisi dalam di biro iklan full service menurut FX Ridwan Handoyo, antara lain ; 

1. Bina Usaha (Account Management) 

Secara singkat, departemen ini berfungsi sebagai ‘jembatan’ antara klien-klien suatu biro iklan dengan departemen-departemen lainnya di biro iklan tersebut. Saat ia menghadapi klien, maka ia mewakili biro iklannya dalam mendapatkan informasi tentang apa saja kebutuhan klien untuk suatu program komunikasi pemasaran dari produk/jasa klien tersebut. Ia harus dapat menangkap dengan jeli peluang-peluang usaha yang mungkin dapat ia peroleh dari klien-kliennya. Ia juga harus mampu berpikir secara strategis untuk membantu memecahkan masalah komunikasi pemasaran dari kliennya.  Pada saat ia bertemu dengan rekan-rekannya di biro iklan, maka ia menjadi wakil klien dalam menjabarkan dengan sebaik mungkin kebutuhan klien tersebut. Ia juga akan membantu klien memastikan bahwa segala penugasan dari klien terlaksana dengan kualitas terbaik, tepat waktu dan tepat anggaran.  Beberapa kualifikasi yang akan mendukung keberhasilan seseorang dalam mengawali karirnya dalam fungsi ini adalah:  

1. Kemampuan berhubungan dengan individu (human relation)  

2. Kemampuan melakukan presentasi dengan menyakinkan  

3. Kemampuan berbahasa asing (Inggris, Mandarin dan sebagainya)  

4. Mempunyai jiwa “melayani” dengan penuh semangat dan ceria  

5. Kemampuan menganalisa kebutuhan-kebutuhan klien  

6. Kemampuan memahami strategi pemasaran klien  

7. Mempunyai apresiasi yang baik atas nilai-nilai seni/kreatifitas  

8. Kemampuan memimpin kelompok kerja  

9. Kemampuan mengambil keputusan dalam waktu yang singkat  

10. Menguasai proses kerja di biro iklan dengan baik  

11. Tekun dan teliti dalam menyelesaikan tugas-tugas administrasi 

2. Perencanaan Strategis (Strategic Planning) 

Departemen ini berfungsi untuk membantu departemen Bina Usaha dan Kreatif dalam menemukan ide-ide dasar pemecahan masalah komunikasi pemasaran dari klien biro iklan. Pada beberapa biro iklan, fungsi ini masih digabungkan dengan fungsi dari departemen Bina Usaha.  Tugas utama dari departemen ini adalah untuk ‘menerjemahkan’ taklimat (brief) dari klien agar memudahkan tim kreatif mengembangkan ide-ide mereka. Suatu taklimat dari klien pada prinsipnya adalah suatu problem. Seorang Perencana Strategis (Strategic Planner) harus mampu memperoleh alternatif pendekatan terbaik untuk memecahkan permasalahan klien tersebut.  Kunci keberhasilan seorang Perencana Strategis dalam memecahkan masalah klien adalah: 1) pemahaman yang mendalam mengenai produk/jasa klien dan 2) pemahaman yang mendalam mengenai konsumen dari produk/jasa klien. Termasuk dalam pengertian “produk/jasa klien” adalah seluruh pesaingpesaingnya.  Bagaikan seorang jenderal dalam suatu medan perang, Perencana Strategis mempunyai peran yang kritikal dalam menentukan arah strategi komunikasi periklanan atas suatu produk/jasa.  Beberapa kualifikasi yang akan mendukung keberhasilan seseorang dalam mengawali karirnya dalam fungsi ini adalah:  

1. Kemampuan berpikir secara analitis (baik kuantitatif maupun kualitatif) dan konseptual yang kuat dan tajam  

2. Menguasai teknik-teknik penelitian/riset  

3. Mempunyai apreasi yang baik atas nilai-nilai seni/kreatifitas  

4. Mempunyai wawasan yang luas  

5. Kemampuan melakukan presentasi dengan baik dan jelas, termasuk disini adalah kemampuan ’menjual’ suatu ide atau solusi

3. Kreatif 

Departemen ini berfungsi sebagai ‘dapur’ dari suatu biro iklan. Di departemen inilah permasalahan komunikasi pemasaran klien dicoba dipecahkan. Tim kreatif memperoleh masukan dari para Perencana Strategis. Kualitas dari taklimat yang diperoleh dari Perencana Strategis inilah yang akan menentukan titik awal kualitas keluaran dari suatu tim kreatif; seperti kata pepatah Inggris: Garbage In, Garbage Out. Selain menemukan ide-ide kreatif untuk memecahkan masalah tersebut, tim kreatif juga harus memikirkan media apa saja yang akan sesuai untuk menjadi sarana komunikasi produk/jasa tersebut. Biasanya, hal ini akan membutuhkan kerja-sama dengan Departemen Media. Tim kreatif umumnya terdiri dari 2 fungsi utama; yaitu fungsi Pengarah Seni (Art Director) dan fungsi Penulis Naskah (Copywriter). Pengarah Seni bertanggungjawab untuk menemukan ide-ide yang bersifat visual sedangkan Penulis Naskah akan mencari ide-ide yang bersifat verbal (baik tulisan maupun lisan, tergantung jenis media iklan yang digunakan). Kecuali untuk media radio yang hanya membutuhkan komunikasi verbal, kebanyakan jenis media lainnya akan sangat membutuhkan kerja-sama yang erat di antara ke dua fungsi tersebut.  Beberapa kualifikasi yang akan mendukung keberhasilan seseorang dalam mengawali karirnya dalam fungsi ini adalah:  

1. Kemampuan berpikir secara kreatif (secara visual ataupun verbal)  

2. Mempunyai wawasan yang luas, khususnya dalam bidang yang berkaitan dengan kreatifitas  

3. Kemampuan tidak cepat putus asa bila ide/solusinya ditolak  

4. Kemampuan bekerja dalam tingkat stres yang tinggi  

5. Kemampuan bekerja dalam tim  

6. Kemampuan melakukan presentasi dengan baik

4. Media 

Departemen ini bertanggung-jawab dalam memberikan solusi kepada klein berkaitan dengan pengaturan anggaran/biaya pemasangan iklan klien di media massa. Dalam Departemen ini biasanya terdapat beberapa sub-fungsi yaitu: Perencanaan Media (Media Planning), Negosiasi Media (Media Negotiation), dan Pelaksanaan Media (Media Implemention atau Media Buyer).  Tugas utama dari seorang Perencana Media (Media Planner) adalah untuk memastikan bahwa anggaran/biaya pemasangan iklan suatu klien/produk akan mencapai suatu tingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi. Efektif dalam pengertian media yang digunakan akan mampu menjangkau sasaran konsumen utama dari produk klien tersebut. Efisien dalam pengertian klien mendapatkan harga terbaik yang mampu menjangkau sasaran konsumuen utamanya sebanyak mungkin. Dalam melakukan perhitungan efektifitas dan efisiensi tersebut seorang Perencana Media harus memahami bauran media (media mix) seperti apa yang dapat mencapai kondisi optimal yang diharapkannya.  Negosiator Media bertanggung jawab untuk melakukan negosiasi baik dari sisi harga pemasangan iklan di media massa, waktu pemasangan, maupun hal-hal yang berkaitan dengan ‘ukuran’ (space) iklan di suatu media massa. Idealnya diharapkan iklan suatu produk dapat dipasang dengan harga semurah mungkin, di tempat/waktu yang paling efektif dalam menjangkau sasaran konsumennya dan dengan memperoleh ‘ukuran’ (space) iklan yang seluas/selama mungkin. Pelaksana Media (Media Implementor/Buyer) bertanggung-jawab mengimplementasikan rancangan dan strategi pemasangan iklan yang disusun oleh Perencana Media dan memastikan bahwa target efektifitas dan efisiensi yang telah disepakati dengan klien dapat tercapai.  Beberapa kualifikasi yang akan mendukung keberhasilan seseorang dalam mengawali karirnya dalam fungsi ini adalah:  

1. Menguasai ilmu statistik (pengolahan data dan analisa data kuantitatif)  

2. Mempunyai wawasan yang luas, khususnya mengenai kondisi media massa  

3. Kemampuan bekerja dalam tim  

4. Kemampuan melakukan presentasi (khususnya bagi Perencana Media)  

5. Kemampuan bernegosiasi (khususnya bagi Negosiasi Media)  

6. Kemampuan bekerja dengan detil/teliti tapi tetap dengan kecepatan kerja yang tinggi  

7. Kemampuan mengambil keputusan dalam waktu yang singkat (khususnya bagi Pelaksana Media) 

Pada prinsipnya, sebuah perusahaan periklanan memiliki sejumlah fungsi yang dijalankan dalam bisnis periklanan. Fungsi-fungsi tersebut kemudian dijadikan bentuk pekerjaan dan menjadi bidang kerja (departementasi) dalam perusahaan periklanan.  Fungsi-fungsi dasar yang diperlukan dalam perushaan periklanan adalah fungsi pemasaran (atas jasa periklanan), fungsi penciptaan gagasan periklanan (kreatif), fungsi perencanaan media dan fungsi produksi materi iklan. Oleh sebab itu, sebuah perusahaan periklanan biasanya membagi pekerjaan menjadi empat bidang (Pemasaran / Account Services, Kreatif, Media, Produksi). Namun ada juga perusahaan periklanan yang membaginya menjadi tiga fungsi dasar, dengan menggabungkan fungsi Kreatif dan Produksi iklan. 

Sudah barang tentu, sejumlah fungsi manajerial lain yang bersifat umum, seperti fungsi keuangan, administrasi umum, personalia (sumber daya manusia) dan lainlainya juga diperlukan. Fungsi-fungsi manajerial umum ini akan terlihat pada struktur organisasi perusahaan periklanan, sebagaimana pada perusahaan lainnya. 

Selain fungsi-fungsi dasar  tersebut, sebuah perusahaan periklanan skala menengah dan besar akan dilengkapi dengan sejumlah fungsi tambahan, seperti  fungsi koordinasi penyelesaian pekerjaan (traffic management) serta fungsi penelitian (riset) dan konsultasi pemasaran. Pada era tahun 1980an dan 1990an, perusahaan periklanan yang memiliki semua fungsi tambahan ini disebut sebagai Full Service Agency (perusahaan periklanan berlayanan lengkap).  

Namun pada akhir era 1990an dan ketika memasuki abad 21, terjadi perubahan menuju spesialisasi, dimana perusahaan periklanan kemudian mulai memisahkan sejumlah fungsi. Pada tahap awal, fungsi media dipisahkan dengan membuat “Media Specialist”. Kecenderungan ini didasarkan pemikiran bahwa bidang media menangani sebagian besar anggaran periklanan (untuk biaya pemasangan iklan di media), sehingga perlu ditangani secara khusus.  

Sejalan dengan semakin berkembangnya industri periklanan, beberapa bidang pekerjaan yang spesifik, seperti kreatif, pembuatan materi iklan dan pemasangan iklan di media, juga dapat berdiri sendiri sebagai sebuah perusahaan.

Skema Fungsi / Bidang Kerja Perusahaan Periklanan

Skema FUngsi/Bidang Kerja Pada Perusahaan Periklanan

Fungsi-fungsi dasar yang bersifat khusus (spesifik) untuk bisnis periklanan adalah sebagai berikut: 

1. Bidang Pemasaran Jasa Periklanan 

Bertugas memasarkan jasa periklanan kepada client (mencari klien baru). Paling tidak, ada tiga cara untuk mendapatkan klien baru, yaitu, dengan mengajukan penawaran kepada calon klien dan melakukan presentasi langsung kepada calon klien, mengikuti tender (penawaran pekerjaan) yang diumumkan oleh klien serta melalui lobby antar pimpinan perusahaan periklanan dengan pimpinan pihak calon klien. 

Bidang ini berfungsi sebagai penghubung dalam memberikan layanan jasa periklanan antara perusahaan periklanan dengan kliennya (memelihara klien yang sudah ada). Pekerjaannya dimulai dari menerima marketing brief untuk kemudian diteruskan dalam proses pembuatan iklan bersama bidang lainnya.  

Selanjutnya, fungsi yang dijalankan adalah sebagai penghubung yang menindaklanjuti perintah klien dan meminta persetujuan atas hasil pekerjaan kepada klien. Setiap kali selesai mengadakan pertemuan dengan klien, account executive membuat laporan hasil pembicaraan (contact report) sebagai konfirmasi hasil pertemuan sekaligus sebagai catatan untuk ditindaklanjuti.  

Fungsi lain yang juga menjadi tanggung jawab bidang ini adalah merancang program komunikasi pemasaran. Program komunikasi pemasaran merupakan proposal aktivitas promosi yang diajukan perusahana periklanan kepada klien. Proposal ini berisi perumusan tujuan, rancangan strategi dan langkah-langkah konkrit yang perlu dilakukan utnuk mencapai tujuan. 

 

Bidang ini seringkali disebut sebagai Account Services atau Account Management atau Bina Usaha.  Pekerja di bidang ini seringkali disebut sebagai Account Executive. Untuk bekerja di bidang ini, membutuhkan pengetahuan tentang pemasaran, periklanan dan ekonomi makro

2. Bidang Kreatif 

Bidang kreatif bertugas menciptakan karya kreatif dalam bentuk gagasan (ide) dan merancang pesan iklan. Karya kreatif tersebut diwujudkan dalam bentuk isi pesan (what to say) dan bentuk pesan (how to say). 

Bidang kreatif periklanan mencakup dua bidang, yaitu visualisasi dan penulisan naskah iklan. Bidang penulisan naskahiklan ditangani oleh penulis naskah iklan (copywriter) dan pembuatan visual iklan dikerjakan oleh pembuat gambar (visualizer).  

Selain itu, pekerja kreatif juga bertanggung jawab untuk mengawasi proses pembuatan materi iklan agar hasil yang diperoleh sesuai dengan konsep dan gagasan kreatif yang ditentukan. Pekerja di bidang ini membutuhkan pengetahuan periklanan, pemasaran, desain, estetika, bahasa dan ketrampilan menulis 

 

3. Bidang media 

Secara substansial, pekerjaan yang dilakukan di bidang media mencakup dua macam pekerjaan , yaitu : 

• Perencanaan media (media planning) yang meliputi pertimbangan pemilihan media (media mix) dalam pengertian menyusun komposisi pemanfaatan berbagai media untuk mencapai tujuan periklanan, penyusunan jadwal pemanfaatan media (media scheduling)  dalam pengertian pengaturan waktu dan frekuensi pemunculan iklan di media yang telah dipilih dan perumusan  biaya penggunaan media (media budgeting) dalam pengertian penghitungan dana yang diperlukan untu membeli ruang dan waktu untuk menayangkan pesan iklan pada media yang telah ditentukan
• Mengelola pembelian media (media buying) yang meliputi pekerjaan mengatur pemesanan  ruang / waktu di media untuk menyampaikan pesan iklan serta menyampaikan materi iklan yang telah disesuaikan spesifikasi teknisnya dengan media yang telah dipilih. 

Pekerjaan perencanaan media dilakuan oleh perencana media (media planer) sedangkan pekerjaan membeli media dilakukan oleh pembeli media (Media buyer). 

Pekerja di bidang ini membutuhkan pengetahuan tentang pemasaran, periklanan, media komunikasi dan statistik. 

4. Bidang Produksi Iklan 

Menyiapkan materi iklan berdasarkan rancangan dari bagian kreatif. Materi iklan akan dikerjakan sesuai dengan keahlian khusus dan perangkat kerja yang dibutuhkan. Keahlian dan perangkat kerja akan disiapkan berdasarkan jenis media yang akan dibuat.   

Oleh sebab itu, tidak semua perusahaan periklanan memiliki kemampuan produksi segala jenis media. Untuk itu, perusahaan periklanan dapat minta bantuan dari rumah produksi (production house). 

Menangani pembuatan iklan secara fisik, sesuai jenis media yang digunakan, yaitu media cetak, elektronik (radio, TV), cetak grafis (brosur, leaflet) dan luar ruang (billboard, baliho, spanduk, neon sign, dsb) serta media peristiwa (special event) 

Pekerja di bidang ini membutuhkan pengetahuan tentang periklanan, desain, estetika, grafis dan kemampuan produksi media (cetak, audio, audio-visual) 

5. Bidang Riset Periklanan 

Bidang riset bertugas menyiapkan data pendukung kegiatan perencanaan periklanan dalam bentuk informasi pasar, penelitian produk, analisis persaingan dan perilaku konsumen. Untuk itu, bidang ini melakukan sejumlah penelitian, baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Jika diperlukan, sebagian data dapat dibeli dari sejumlah sumber / penyedia data. 

Pekerja di bidang ini membutuhkan pengetahuan tentang pemasaran, periklanan, ekonomi makro, metodologi penelitian dan statistik 

6. Bidang Konsultasi pemasaran / Strategic Planning 

Bidang ini menangani pekerjaan perumusan strategi bisnis untuk keperluan pematauan dan peningkatan performa bisnis kliennya, baik untuk pengembangan bisnis baru maupun bisnis yang telah berjalan. 

Bidang ini berfungsi memberikan saran dalam bentuk perencanaan strategis kepada klien berdasarkan analisis pasar dan peluang bisnis yang dilakukan. Fungsi unit ini menjadi semakin penting dalam kondisi persainga bisnis yang demikian ketat. Untuk itu, diperlukan sejumlah data sebagai pendukung yang biasanya diperoleh dari bagian riset. 

Pekerja di bidang strategic planning membutuhkan pengetahuan pemasaran, manajemen bisnis, periklanan dan analisis keuangan. Pekerjanya disebut sebagai Strategic Planner. 

7. Bidang Traffic & Production Management 

Bidang ini menangani pengelolaan proses pembuatan iklan dan penyelesaian pekerjaan melalui pemantauan dan koordinasi atas berbagai aktivitas yang dilakkan oleh masing-masing bidang (account service, kreatif, media).  

 

Dalam sebuah perusahaan periklanan, masing-masing bidang seringkali disibukkan dengan banyak pekerjaan dari berbagai klien dengan jadwal penyelesaian pekerjaan yang berbeda-beda. Dengan mengikuti alur kerja yang sebagian berjalan secara serial (berurutan) dan sebagian lagi berjalan secara paralel (berbarengan), arus penyelesaian pekerjaan kadang-kadang menjadi rumit. Untuk itu, diperlukan pihak yang mampu memastikan setiap pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Oleh sebab itu, bagian Traffic melakukan koordinasi pekerjaan lintas bidang dan menyelaraskannya dengan jadwal yang telah ditentukan untuk masingmasing pekerjaan. 

Bidang pekerjaan traffic biasanya selalu ada pada perusahan periklanan berskala menegah dan besar. Pekerja di bidang ini membutuhkan pengetahuan tentang manajemen, periklanan, prosedur kerja dan time management.

Bagikan Artikel ini